Люди, работающие за компьютером пользуются электронной почтой. Без нее сегодня никуда. У многих на почту завязана связь с начальством, подчиненными, клиентами и контрагентами. Избегать недопонимания в электронной переписке помогает следование правилам. Для людей, которые получают 1-2 письма в неделю это кажется мелочью. Но это критически важно тем, кто получает и отправляет хотя бы десяток электронных писем в день.
Орфография и пунктуация
Речь не сколько об очепятках или ошибках в сложных словах, сколько о начале предложения с большой буквы и верно расставленных знаках препинания.
Почему плохо: разночтения («казнить нельзя помиловать» и прочие радости).
Как исправить: проверять письмо на читаемость перед отправкой.
Шрифты
Пишите письма одним шрифтом, одним кеглем. Если копируете текст из интернета — обнуляйте форматирование. Текст в письме должен быть написан с использованием одного размера шрифта, в противном случае, некоторая информация будет воспринята как не важная. Я лично был свидетелем случаев, когда кусок текста, набранный мелким шрифтом, принимали за цитирование и игнорировали.
Почему плохо: искажение восприятия информации.
Как исправить: обнулять форматирование при копировании. Проверять письмо на читаемость перед отправкой.
Цитирование
Если письмо, на которое вы отвечаете длиннее пары абзацев , то имеет смысл цитировать только смысловую часть. В цепочке писем не нужно каждый раз цитировать собственную подпись и прочие повторяющиеся элементы.
Почему плохо: засорение беседы, лишняя, десять раз дублированная информация.
Как исправить: смотреть, что цитируешь. Удалять лишнее.
Пересылка писем
Не пересылайте посторонним лицам (контрагентам, партнерам и т.д.) письма с цитированием всей предыдущей беседы с другим сотрудником. Удаляйте из пересылаемого письма лишнее.
Почему плохо: распространение конфиденциальной информации третьим лицам. Неуважение к собеседнику.
Как исправить: удалять лишнее.
Соблюдение этих простых правил как можно большим количеством людей сильно упростит жизнь.